Algemene & Specifieke Voorwaarden

1.1 Dienstverlener. Dynamind, met maatschappelijke zetel te Hoevenstraat 4, 2230 Ramsel, ingeschreven in de KBO onder nummer 1036.041.756, rechtsgeldig vertegenwoordigd door haar vennoten.

1.2 Klant. De onderneming, namelijk de rechtspersoon of de natuurlijke persoon die handelt in het kader van zijn beroeps- of bedrijfsactiviteit, die diensten afneemt van de Dienstverlener.

1.3 Overeenkomst. Deze algemene voorwaarden, samen met de offerte, bestelbon en eventuele specifieke voorwaarden of bijlagen, vormen de volledige overeenkomst tussen partijen.

1.4 Volledige overeenkomst. De overeenkomst vervangt alle eerdere mondelinge en schriftelijke afspraken, voorstellen en communicatie. In geval van tegenstrijdigheid hebben de specifieke voorwaarden of de offerte voorrang op deze algemene voorwaarden.

2.1 Deze voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, overeenkomsten en diensten van de Dienstverlener.

2.2 Afwijkingen zijn enkel geldig indien schriftelijk overeengekomen.

2.3 De algemene of bijzondere voorwaarden van de Klant worden uitdrukkelijk uitgesloten.

2.4 Deze voorwaarden zijn uitsluitend van toepassing op professionele klanten (B2B). De Dienstverlener contracteert niet met consumenten in de zin van Boek VI van het Wetboek van economisch recht.

3.1 De Dienstverlener levert onder meer: Microsoft Dynamics 365; Microsoft Power Platform; AI- en automatiseringsdiensten; Consultancy, configuratie, maatwerk en ondersteuning.

3.2 Behoudens uitdrukkelijk anders overeengekomen, worden alle diensten geleverd als een middelenverbintenis. De Dienstverlener verbindt zich ertoe de diensten uit te voeren volgens de regels van de kunst, zonder resultaatsverbintenis.

4.1 Voorstudies zijn afgebakende analytische opdrachten met als doel het analyseren van processen, systemen, data en behoeften van de Klant, resulterend in aanbevelingen, documentatie en/of een roadmap.

4.2 De scope van de voorstudie wordt expliciet vastgelegd in de offerte. Prestaties buiten deze scope gelden als meerwerk.

4.3 Voorstudies worden verkocht aan vaste prijs en gefactureerd als volgt: 50% bij aanvang van de opdracht; 50% bij oplevering.

4.4 De Klant beschikt over 10 werkdagen na oplevering om schriftelijke opmerkingen te formuleren. Bij gebrek hieraan geldt de oplevering als definitief aanvaard.

4.5 Gebruik en vertrouwelijkheid. De resultaten, documentatie en deliverables voortvloeiend uit een voorstudie mogen uitsluitend intern door de Klant worden gebruikt. Het is de Klant niet toegestaan deze documenten geheel of gedeeltelijk te delen met derden, te publiceren of aan derden ter beschikking te stellen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener.

5.1 Fixed Solutions zijn vooraf gedefinieerde oplossingen gebaseerd op Microsoft best practices, met een duidelijk afgebakende scope en beperkte configuratiemogelijkheden.

5.2 De scope, aannames en beperkingen worden vastgelegd in de offerte en maken integraal deel uit van de overeenkomst.

5.3 De vaste prijs en het facturatieschema worden bepaald in de offerte.

5.4 Wijzigingen buiten de overeengekomen scope worden beschouwd als meerwerk en afzonderlijk gefactureerd na schriftelijk akkoord van de Klant.

5.5 Voor Fixed Solutions geldt een garantieperiode van 30 kalenderdagen na oplevering voor correctie van reproduceerbare fouten die aantoonbaar afwijken van de overeengekomen specificaties.

6.1 Regiediensten omvatten onder meer maatwerk, configuraties, integraties en consultancy en worden uitgevoerd op basis van werkelijk gepresteerde tijd.

6.2 Eventuele tijds- of budgetramingen zijn louter indicatief en niet bindend.

6.3 Facturatie gebeurt op basis van werkelijk gepresteerde uren en wordt tweewekelijks opgesteld voor de prestaties geleverd in de voorbije twee weken. Meerwerken worden aanvullend gefactureerd; minderwerken worden niet gefactureerd.

6.4 De Klant engageert zich tot actieve samenwerking en het tijdig aanleveren van informatie, beslissingen en toegang. Vertragingen langs klantzijde kunnen impact hebben op planning en budget.

6.5 Elke partij kan regiediensten beëindigen met een opzegtermijn van 30 kalenderdagen, met facturatie van alle reeds geleverde prestaties.

7.1 Customer Success omvat doorlopende ondersteuning, optimalisaties, coaching en adoptiebegeleiding.

7.2 De inhoud van de formules (uren, SLA's, responstijden) wordt vastgelegd in een aparte bijlage.

7.3 Niet-opgenomen uren vervallen aan het einde van de overeengekomen periode, tenzij schriftelijk anders bepaald.

8.1 Voor het gebruik van Microsoft Dynamics 365, Power Platform en AI-diensten zijn specifieke Microsoft-licenties vereist.

8.2 Licenties worden besteld bij aanvang of tijdens het project en gefactureerd bij levering.

8.3 Licenties vallen onder het Microsoft New Commerce Experience (NCE)-model: standaard jaarlijkse verbintenis; maandelijkse betaling mogelijk met jaarlijkse afnameverplichting (meerprijs); maandelijkse flexibiliteit mogelijk tegen hogere meerprijs.

8.4 De Klant erkent kennis te hebben genomen van en akkoord te gaan met de Microsoft Customer Agreement en verklaart daartoe bevoegd te zijn namens zijn organisatie.

9.1 De Dienstverlener kan oplossingen leveren die gebruikmaken van artificiële intelligentie, waaronder Microsoft Copilot, Copilot Studio-agents en aanverwante generatieve technologieën.

9.2 AI-systemen genereren output op basis van statistische modellen. Deze output kan onnauwkeurig, onvolledig of niet-actueel zijn. De Klant blijft te allen tijde verantwoordelijk voor de beoordeling en validatie van de output vóór hij erop steunt voor besluitvorming. De Dienstverlener geeft geen garantie omtrent de juistheid, geschiktheid of volledigheid van AI-gegenereerde output.

9.3 Het gebruik van AI-diensten is onderworpen aan de toepasselijke voorwaarden en het aanvaardbaar-gebruiksbeleid van de onderliggende leveranciers (waaronder Microsoft en, in voorkomend geval, OpenAI). De Klant erkent hiervan kennis te hebben genomen.

9.4 Behoudens schriftelijk anders overeengekomen worden gegevens van de Klant niet gebruikt voor het trainen van algemene AI-modellen. De verwerking van persoonsgegevens in het kader van AI-diensten gebeurt conform artikel 20.

9.5 De Klant is verantwoordelijk voor een rechtmatig en conform gebruik van de AI-oplossingen binnen zijn organisatie, met inbegrip van de naleving van de toepasselijke regelgeving, waaronder Verordening (EU) 2024/1689 (AI Act). De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor het gebruik dat de Klant van de AI-oplossingen maakt.

10.1 De diensten van de Dienstverlener zijn opgebouwd op en afhankelijk van platformen en diensten van derden, in het bijzonder Microsoft (waaronder Azure, Dynamics 365, Power Platform en Microsoft 365).

10.2 De Dienstverlener heeft geen controle over deze platformen. Wijzigingen, updates, functionele beperkingen, deprecaties, prijswijzigingen, onderbrekingen of stopzetting van diensten van derden vallen buiten haar verantwoordelijkheid.

10.3 De Dienstverlener is niet aansprakelijk voor onbeschikbaarheid, gegevensverlies of schade die voortvloeit uit de werking, wijziging of stopzetting van platformen of diensten van derden. Aanpassingen die ingevolge wijzigingen door derden noodzakelijk zijn, gelden als meerwerk.

11.1 Tenzij anders overeengekomen worden standaardsoftware, configuraties en deliverables stilzwijgend aanvaard bij levering.

11.2 De Klant beschikt over 10 werkdagen om schriftelijke opmerkingen te formuleren. Bij gebrek hieraan geldt de levering als definitief aanvaard.

11.3 Na oplevering en het verstrijken van de garantieperiode worden alle verplichtingen geacht uitgevoerd te zijn.

12.1 Voor specifiek ontwikkelde maatwerkoplossingen geldt een garantieperiode van 60 kalenderdagen na oplevering.

12.2 De garantie geldt uitsluitend voor reproduceerbare fouten die aantoonbaar afwijken van de overeengekomen specificaties.

12.3 De garantie vervalt bij: foutief of oneigenlijk gebruik; aanpassingen door de Klant of derden; integraties buiten de overeengekomen scope.

13.1 Alle methodologieën, templates, generieke componenten en maatwerk blijven eigendom van de Dienstverlener.

13.2 Na volledige betaling verkrijgt de Klant een niet-exclusief, niet-overdraagbaar gebruiksrecht voor interne bedrijfsdoeleinden.

De Klant verbindt zich ertoe gedurende de looptijd van de overeenkomst en tot 12 maanden na beëindiging geen medewerkers, vennoten of vaste consultants van de Dienstverlener rechtstreeks of onrechtstreeks aan te werven, in dienst te nemen of met hen samen te werken zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Bij overtreding is de Klant een forfaitaire schadevergoeding van €50.000 per inbreuk verschuldigd, onverminderd het recht van de Dienstverlener om een hogere werkelijk geleden schade te bewijzen.

15.1 Alle tarieven zijn exclusief btw en exclusief reis-, verplaatsings- en verblijfskosten.

15.2 Verplaatsingskosten worden aangerekend zoals bepaald in de offerte.

15.3 Prestaties buiten kantooruren (8u–18u) worden verhoogd met 50%; prestaties op zon- en feestdagen met 100%.

15.4 Facturen zijn betaalbaar binnen 30 kalenderdagen na factuurdatum.

15.5 Facturen dienen schriftelijk en gemotiveerd te worden geprotesteerd binnen 8 werkdagen. Bij gebreke daaraan worden zij definitief aanvaard.

15.6 Bij laattijdige betaling zijn van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling verschuldigd: verwijlintresten aan de wettelijke intrestvoet conform de Wet van 2 augustus 2002 betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties, vanaf de vervaldag tot volledige betaling; en een forfaitaire schadevergoeding van 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van €125, onverminderd het recht van de Dienstverlener op vergoeding van hogere werkelijke invorderingskosten.

15.7 Indien de solvabiliteit van de Klant aanleiding geeft tot redelijke twijfel, heeft de Dienstverlener het recht bijkomende betalingswaarborgen te eisen en de uitvoering van de diensten op te schorten.

16.1 Geen van de partijen is aansprakelijk voor de niet-nakoming van haar verplichtingen indien deze het gevolg is van overmacht.

16.2 Onder overmacht wordt onder meer verstaan: oorlog, terreur, natuurrampen, brand, overstroming, pandemieën, stakingen, energie- of telecomstoringen, cyberaanvallen, storingen of onbeschikbaarheid van platformen of diensten van derden, en elke andere omstandigheid buiten de redelijke controle van de getroffen partij.

16.3 De getroffen partij brengt de andere partij zo spoedig mogelijk op de hoogte. De uitvoering van de betrokken verplichtingen wordt opgeschort voor de duur van de overmacht.

16.4 Indien de overmachtssituatie langer dan 60 kalenderdagen aanhoudt, kan elke partij de overeenkomst schriftelijk beëindigen zonder schadevergoeding, met behoud van de vergoeding voor reeds geleverde prestaties.

De Dienstverlener heeft het recht de uitvoering van de overeenkomst op te schorten of deze van rechtswege en met onmiddellijke ingang te beëindigen zonder voorafgaande ingebrekestelling indien de Klant:

• zijn betalingsverplichtingen niet nakomt;
• insolvent wordt, faillissement aanvraagt of zijn betalingen staakt;
• onderworpen wordt aan beslag;
• onjuiste of misleidende informatie verstrekt;
• zich schuldig maakt aan fraude.

Reeds geleverde prestaties blijven verschuldigd.

18.1 De overeenkomst geldt voor de duur bepaald in de offerte of bestelbon, of bij gebreke daaraan voor de duur die nodig is om de overeengekomen diensten uit te voeren.

18.2 Onverminderd de specifieke opzeg- en ontbindingsregels in deze voorwaarden, kan elke partij de overeenkomst beëindigen mits een schriftelijke opzegtermijn van 30 kalenderdagen, tenzij in de offerte anders bepaald.

18.3 Bij beëindiging, om welke reden ook, blijven alle reeds geleverde prestaties en gemaakte kosten verschuldigd en worden zij eindafgerekend.

18.4 Bij beëindiging bezorgt elke partij op eenvoudig verzoek de vertrouwelijke informatie en materialen van de andere partij terug of vernietigt deze. Op verzoek van de Klant kan de Dienstverlener tegen vergoeding redelijke transitiebijstand verlenen.

18.5 Bepalingen die naar hun aard bedoeld zijn om de beëindiging te overleven (waaronder intellectuele eigendom, vertrouwelijkheid, aansprakelijkheid en niet-afwerving) blijven na beëindiging van kracht.

19.1 De aansprakelijkheid van de Dienstverlener is beperkt tot de vergoedingen gefactureerd voor de betreffende opdracht in de 12 maanden voorafgaand aan het schadeveroorzakende feit, behoudens opzet of fraude.

19.2 De Dienstverlener is nooit aansprakelijk voor indirecte of gevolgschade, waaronder verlies van omzet, winst, data of goodwill.

19.3 De Klant vrijwaart de Dienstverlener tegen vorderingen van derden die voortvloeien uit het gebruik van de geleverde diensten.

20.1 Partijen behandelen alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk.

20.2 Deze verplichting blijft gelden tot 1 jaar na beëindiging van de overeenkomst.

20.3 Persoonsgegevens worden verwerkt conform de GDPR. De Klant blijft verwerkingsverantwoordelijke.

20.4 Voor zover de Dienstverlener in het kader van de diensten persoonsgegevens verwerkt namens de Klant, treedt zij op als verwerker en de Klant als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG.

20.5 In dat geval sluiten partijen een afzonderlijke verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG, die integraal deel uitmaakt van de overeenkomst.

20.6 De Dienstverlener mag subverwerkers inschakelen mits oplegging van gelijkwaardige verplichtingen en blijft verantwoordelijk voor hun verwerking. Zij stelt de Klant zonder onredelijke vertraging in kennis van datalekken.

20.7 Bij beëindiging van de overeenkomst worden de persoonsgegevens, naar keuze van de Klant, teruggegeven of gewist, behoudens wettelijke bewaarplichten.

21.1 De Dienstverlener mag derden of onderaannemers inschakelen onder haar verantwoordelijkheid, zonder bijkomende kosten voor de Klant.

21.2 Partijen handelen als onafhankelijke contractanten. Er ontstaat geen hiërarchische of arbeidsrechtelijke relatie.

22.1 De Klant kan de overeenkomst of de eruit voortvloeiende rechten en verplichtingen niet overdragen aan een derde zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Dienstverlener.

22.2 De Dienstverlener mag de overeenkomst overdragen aan een verbonden onderneming of in het kader van een reorganisatie, fusie of overdracht van activiteiten, mits de continuïteit van de dienstverlening gewaarborgd blijft.

Partijen aanvaarden dat elektronische communicatie, digitale documenten en kopieën dezelfde bewijskracht hebben als originele schriftelijke documenten.

24.1 Indien een bepaling ongeldig of onafdwingbaar blijkt, tast dit de geldigheid van de overige bepalingen niet aan.

24.2 Het niet-uitoefenen van een recht houdt geen afstand van recht in.

24.3 Op deze overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Geschillen behoren tot de exclusieve bevoegdheid van de rechtbanken van Mechelen.